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Desvende as Novas Regras para NF-e, NFS-e e Documentos Fiscais: Um Guia Prático para Empresas e Profissionais se Prepararem para a Era do IBS e CBS.
A chegada do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e da Contribuição Social sobre Bens e Serviços (CBS), pilares da Reforma Tributária, impõe uma profunda transformação no cenário dos documentos fiscais eletrônicos. As mudanças vão além da simples inclusão de novos campos, exigindo uma reestruturação de sistemas e processos para atender às novas exigências.
Empresas de todos os portes e setores precisarão compreender as alterações nos layouts existentes e a introdução de novos tipos de documentação para operações que antes não eram tributadas. A adequação é fundamental para garantir a conformidade e evitar problemas na apuração dos novos tributos.
Este artigo detalha o que muda nos documentos fiscais eletrônicos, os novos fatos geradores, as situações especiais que demandarão declarações e como se preparar para o ano-teste de 2026 e o cenário pós-2032, conforme informações divulgadas pela Academia da Reforma Tributária.
Documentos Fiscais Eletrônicos: O Coração da Apuração do IBS e CBS
Os documentos fiscais eletrônicos serão o elemento central da apuração do IBS e da CBS. É a partir deles que a maioria das informações para o cálculo dos tributos será extraída, complementada por dados de cadastro e programas como o cashback social.
Atualmente, já contamos com diversos documentos fiscais para o ICMS e o ISS, como a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e, modelo 55), a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e, modelo 65), a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e, agora em padrão nacional), o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) e o Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e), entre outros.
A diretriz da Reforma Tributária é aproveitar ao máximo esses documentos já existentes. Para isso, serão inseridos novos grupos de informações e campos específicos para a apuração do IBS e da CBS nos layouts atuais, evitando a emissão de dois documentos distintos para a mesma operação durante o período de transição até 2032.
Após 2033, com a completa substituição dos tributos antigos, haverá uma reavaliação para determinar se todos os modelos atuais de documentos fiscais ainda serão necessários, ou se haverá unificação e simplificação adicionais.
Novos Fatos Geradores: Onde a Tributação Chega
A Reforma Tributária introduz a tributação para operações que, até então, não eram alcançadas pelo ISS ou ICMS. Essas são as situações dos novos fatos geradores, que exigirão documentação fiscal específica.
Um exemplo notável é a locação de bens móveis e imóveis. Atualmente, essas operações não geram documento fiscal, mas passarão a ser tributadas pelo IBS e CBS. A expectativa é que, com algumas adequações de layout, a NFS-e seja utilizada para documentar essas locações.
A alienação de imóveis, outra operação que geralmente não era tributada pelo ICMS/ISS, ganhará um documento fiscal completamente novo. Devido às suas especificidades, será criada a NF-e AB (Alienação de Bens Imóveis), com um layout dedicado. Contudo, serviços imobiliários como construção civil, intermediação e administração de imóveis continuarão a utilizar a NFS-e.
O saneamento básico, incluindo tratamento de água e esgoto, que hoje não é tributado, também passará a sê-lo. Para essas operações, será criado um novo modelo de nota fiscal-fatura, a NF-e Água/Esgoto, que servirá tanto como fatura quanto como documento fiscal.
O transporte aéreo de passageiros, anteriormente não tributado devido a decisões do Supremo Tribunal Federal, será agora alcançado pelo IBS e CBS. Isso demandará a adaptação, ou a criação de um novo modelo, do Bilhete de Passagem Eletrônico (BP-e) específico para o modal aéreo.
Além disso, alguns serviços e bens imateriais que não constam na lista anexa à Lei Complementar 116 (que delimita os serviços tributados pelo ISS) passarão a ser tributados pelo IBS e CBS. Para esses casos, a utilização da NFS-e adaptada é a solução mais provável.
É crucial notar que o conceito de serviço para o IBS e CBS é residual: é tudo o que não é operação com bem (material ou imaterial). Assim, algo como o licenciamento de software, que é serviço para o ISS, será visto como operação com bem imaterial para o IBS e CBS, alterando a forma de documentação e apuração.
Declarações de Regimes Específicos: A Exceção à Nota Fiscal
Em certas situações, a emissão de uma nota fiscal por operação não é viável devido à natureza da atividade. Para esses casos, a Reforma Tributária prevê a utilização da Declaração Eletrônica de Regime Específico (DER).
Os serviços financeiros, prestados por instituições supervisionadas pelo Banco Central, CVM, SUSEP e Previc, são um exemplo clássico. A tributação incide sobre o spread (a margem gerada pela diferença entre captação e empréstimo de recursos), e não sobre cada transação. A DER será essencial para registrar os eventos e apurar essa margem.
De forma similar, os planos de saúde serão tributados pela margem, calculada entre o valor recebido dos beneficiários e os repasses aos prestadores de serviço. Também os concursos de prognóstico, apostas e loterias terão a tributação sobre a margem (valor total das apostas menos os prêmios), exigindo a DER para sua apuração.
É importante ressaltar que a DER não se aplica a todos os regimes específicos. Atividades como venda de combustíveis, hotelaria, bares, restaurantes e agências de turismo continuarão a utilizar notas fiscais tradicionais por operação, mesmo que enquadradas em regimes específicos.
Adaptação e Desafios Futuros na Documentação Fiscal
Outro documento fiscal com particularidades é a NFS-e Via, destinada à exploração e administração de vias (pedágios). Sua apuração do IBS, CBS e ISS é complexa, pois os valores são repartidos entre os municípios que a rodovia atravessa, necessitando de um modelo específico para gerenciar essa distribuição.
Ainda há uma indefinição sobre a documentação fiscal para as Sociedades Anônimas de Futebol (SAF), que possuem um regime especial envolvendo diversos tributos federais, além do IBS e CBS. A decisão entre uma declaração ou um tipo específico de nota fiscal para as SAFs ainda está em aberto e deve ser amadurecida nos próximos anos.
A adaptação aos novos documentos fiscais eletrônicos exigirá um esforço significativo de empresas e desenvolvedores de sistemas. O ano de 2026, considerado um ano de teste, será crucial para aprimorar os sistemas e garantir a conformidade com as novas regras da Reforma Tributária.
Profissionais da área fiscal, contadores e gestores de TI devem se manter atualizados para navegar pelas complexidades e garantir que seus sistemas e processos estejam prontos para a nova realidade tributária do Brasil.