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Se você é dono de uma empresa, seja qual for o seu porte, com certeza já se deparou com termos como NFe e NFCe. Mas o que exatamente eles significam? Hoje trouxemos um breve resumo para falar destes itens muito importantes.
Qual a diferença entre NFe e NFCe?
Antes de mais nada é importante dizer que ambos os itens não se trata de algo completamente novo, mas de uma nova modalidade de outros itens já presentes no nosso dia a dia.
E embora sejam bem parecidos em questão de propósito final, ainda são documentos separados para garantir o cálculo correto do ICMS.
O que é NFe?
A NFe, por exemplo, é a abreviação para Nota Fiscal eletrônica. Ou seja, é o mesmo documento que uma nota fiscal comum, e pode até mesmo ser impressa.
Ela veio substituir os modelos de nota fiscal 1 e 1-A, e é gerada em um arquivo XML. Este arquivo comunica de maneira imediata o fisco sobre a operação de compra. Sendo que tudo é feito de maneira segura através de uma assinatura eletrônica.
O que é NFCe?
Em segundo lugar, é importante falar também sobre a NFCe, que é nada mais, nada menos, do que a Nota Fiscal de Consumidor eletrônica.
Ela é emitida e entregue ao consumidor final no momento da entrega imediata ou à domicílio quando ele não é contribuinte do ICMS. Sendo que a operação é feita dentro do mesmo estado.
Substituiu as antigas Notas de Venda a Consumidor Modelo 2 e o Cupom Fiscal do ECF.
O processo é também executado através de um arquivo XML, mas que pode gerar um arquivo impresso. Entretanto só exige os dados de CPF e Nome do consumidor final.
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Qual a importância destes documentos?
Primeiramente é inevitável dizer que as notas fiscais são vitais para manter o exato controle do fisco. Onde você poderá utilizar os valores informados para fazer cálculos de todos os impostos devolvidos.
É essencial para quem tem que trabalhar diretamente com o ICMS, sendo um dos impostos com maior complexidade tributária.
Evitar emitir a nota fiscal em sua forma correta constitui em uma ação de evasão do ICMS, ou seja, é tecnicamente crime. O fisco nem sempre percebe pequenas movimentações, mas caso seja descoberto, as multas e sanções são realmente desagradáveis.
Então, se você não quer ter uma dor de cabeça no longo prazo, é importante manter este tipo de documento sempre fidedigno e fácil de ser acessado.
E uma grande vantagem de se tratar de uma nota fiscal eletrônica é o fato de que você pode integrá-la em sistemas como ERPs ou outras soluções digitais de administração e contabilidade.
Em geral você terá uma economia monstruosa de tempo e até mesmo recursos, contando com uma equipe mais enxuta.
A preservação deste tipo de documento é obviamente mais simples, afinal de contas ele não se perde entre uma pilha de outros documentos ou mesmo com uma inundação ou incêndio.
Outro ponto importante é que fica muito mais fácil, rápido e barato enviar uma segunda via para seus clientes. Principalmente no caso de uma troca ou outra situação semelhante.
Quando deve emitir este tipo de nota?
Uma outra dúvida muito comum é sobre quem precisa emitir a NFe e a NFCe. Afinal de contas, algumas modalidades como o MEI não precisam fazer nenhuma emissão para serviços e vendas às pessoas físicas.
Mas a regra em geral para a emissão da Nota Fiscal Eletrônica é:
“Todas as empresas contribuintes que realizam operações com circulação de mercadorias e serviços”
Enquanto isso, a regra para a Nota Fiscal do Consumidor eletrônica é:
“Todas as empresas que realizam venda a consumidor final dentro do estado.”
Não há grandes segredos, mas é importante dizer que todos os dois documentos só podem ser emitidos caso a empresa possua Inscrição Estadual na SEFAZ (do seu estado).
Também é necessário um certificado digital para validar as suas notas.
O que é o DANFE?
Unido a estas duas notas existe um outro documento bastante recorrente que é o DANFE.
DANFE é a sigla para Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica, que é impresso para auxiliar no trajeto do produto até o local do consumidor.
Por exemplo, digamos que uma empresa tenha comprado um maquinário pesado para aumentar a sua produção de outra empresa no mesmo estado.
Este trajeto será feito e uma NFe será gerada, mas que não necessariamente possui algo além de um corpo em XML. Seria desafiador para algum fiscal entender que este produto refere a alguma nota que você mostra aleatoriamente.
Sem contar que o corpo do arquivo XML é confuso para quem não entende linguagens especiais de marcação.
O DANFE então vai junto do produto como uma versão impressa auxiliar para garantir que não haja mal-entendidos. E desta forma você vai conseguir seguir o trajeto evitando multas e apreensões da mercadoria transportada.
É essencial para todos os envolvidos que o DANFE esteja presente para garantir a não intervenção do fisco.
No caso da NFCe o DANFE também é importante e precisa ser mantido presente. Sendo que muitas empresas nem entregam o XML por email, fazendo dele a única opção de nota, mas caso o cliente queira uma segunda via, pode ser impressa.
Emissão de segunda via da NFe
Embora existam debates sobre a obrigação da emissão de uma segunda via da NFe, é importante que você tenha os dados sempre à disposição.
Até porque o governo pode exigir que você entregue uma declaração da compra efetuada para o cliente.
Considerações finais
Entender o funcionamento de documentos eletrônicos não é mais uma opção para as empresas atuais, e sim uma necessidade real.
Você precisa ter uma equipe capacitada para este tipo de tarefa ou pode correr riscos de sanções pesadas do fisco.
Sendo assim, nós da ARKA prestamos uma série de serviços para auxiliar em todo o processo de contabilidade e consultoria na área fiscal.
Então por hoje é isso, espero que estas dicas tenham sido úteis para resolver o seu problema. Mas qualquer outra dúvida estamos à disposição, conte conosco!
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