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Entenda como funciona a aprovação de contas e a distribuição de lucros nas empresas, com foco nas sociedades limitadas, para evitar riscos e garantir a conformidade.
A gestão financeira de uma empresa exige atenção a diversos ritos e formalidades, especialmente quando se trata da aprovação das contas dos administradores e da destinação dos lucros. Para as sociedades limitadas, o cumprimento dessas etapas é crucial para a segurança jurídica e para evitar transtornos com órgãos fiscalizadores, como a Junta Comercial. Entender o processo, os prazos e as exigências legais pode poupar dores de cabeça e garantir a harmonia entre os sócios.
Este guia prático, baseado em informações da legislação societária e contábil brasileira, detalha o passo a passo para a aprovação das contas e a deliberação sobre a distribuição de lucros. Abordaremos desde a obrigatoriedade da escrituração contábil até os modelos de documentos necessários para registro, oferecendo um panorama claro para empresários e gestores.
As orientações apresentadas seguem a Lei n° 10.406/2002 (Código Civil), a Lei n° 6.404/76, a Instrução Normativa DREI n° 081/2020 e as normas do Conselho Federal de Contabilidade. Conforme divulgado por especialistas em governança societária e contabilidade, é fundamental observar os detalhes para que os atos societários tenham validade e sejam devidamente registrados.
Quando as Contas Devem Ser Aprovadas?
A deliberação dos sócios ou acionistas para a aprovação das contas da administração e a definição sobre a destinação dos lucros é um passo obrigatório. Para empresas com exercício social encerrado em 31 de dezembro, essa aprovação deve ocorrer nos quatro primeiros meses do ano seguinte, ou seja, até 30 de abril do ano subsequente. Essa regra está prevista no artigo 1.071 do Código Civil e no artigo 132 da Lei n° 6.404/76.
Por exemplo, se o exercício social de uma empresa terminou em 31 de dezembro de 2025, a reunião ou assembleia para aprovação das contas e deliberação sobre lucros deve acontecer impreterivelmente até o final de abril de 2026. O descumprimento deste prazo pode gerar questionamentos sobre a validade das decisões tomadas.
Escrituração Contábil: Quem é Obrigado?
A obrigatoriedade de manter um sistema de contabilidade com escrituração uniforme, balanço patrimonial e demonstração do resultado é determinada pelo artigo 1.179 do Código Civil. Todos os empresários e sociedades empresárias devem seguir esta norma, com uma única exceção legal: o Microempreendedor Individual (MEI).
A lei estabelece que o empresário e a sociedade empresária são obrigados a seguir um sistema de contabilidade, seja ele mecanizado ou não, com base na escrituração uniforme de seus livros, em correspondência com a documentação respectiva. Além disso, é preciso levantar anualmente o balanço patrimonial e a demonstração do resultado econômico.
Assembleia ou Reunião: Quando é Necessária?
As deliberações sobre a aprovação de contas e a destinação do lucro devem ocorrer em assembleia ou reunião de sócios. Nas sociedades limitadas, a assembleia se torna obrigatória quando a empresa possui mais de dez sócios. Para sociedades com até dez quotistas, as deliberações podem ser formalizadas em uma reunião de sócios, conforme o artigo 1.072 do Código Civil.
Já nas sociedades anônimas, esse processo é realizado por meio da Assembleia Geral Ordinária (AGO), seguindo as diretrizes da Lei n° 6.404/76. A formalidade garante que todos os acionistas tenham a oportunidade de participar das decisões importantes.
Dispensa da Assembleia ou Reunião: Atenção aos Detalhes
A legislação prevê algumas situações em que a realização formal de assembleia ou reunião pode ser dispensada, mas é fundamental observar os requisitos. Uma das hipóteses é para Microempresas (ME) ou Empresas de Pequeno Porte (EPP), que podem ficar desobrigadas, a menos que o contrato social determine o contrário, conforme o artigo 70 da Lei Complementar n° 123/2006.
Outra situação de dispensa ocorre quando 100% dos sócios decidem sobre a matéria por escrito, conforme o § 3° do artigo 1.072 do Código Civil. Adicionalmente, se todos os sócios comparecerem presencialmente e declararem ciência sobre o local, data, hora e ordem do dia, as formalidades de convocação podem ser dispensadas, de acordo com a Instrução Normativa DREI n° 081/2020.
Etapas e Formalidades nas Deliberações
O procedimento básico para deliberações em sociedades limitadas envolve a preparação das demonstrações contábeis, que devem refletir fielmente a posição patrimonial e o desempenho da empresa, seguindo as orientações do Conselho Federal de Contabilidade. A convocação para a reunião ou assembleia, quando necessária, deve seguir prazos e requisitos específicos.
Caso não haja previsão contratual diferente, a convocação pública deve ser publicada pelo menos três vezes, com prazos mínimos entre as inserções e a data do evento, conforme o artigo 1.152 do Código Civil. A Instrução Normativa DREI n° 081/2020 exige publicação em órgão oficial e em jornal de grande circulação. É importante notar que as assembleias podem ser semipresenciais ou digitais, desde que o formato seja claramente indicado na convocação.
Registro da Ata na Junta Comercial
Após a realização da assembleia ou reunião, a ata correspondente deve ser lavrada e registrada na Junta Comercial. A ata deve conter informações como a composição da mesa, o quorum de instalação, as deliberações sobre a aprovação das contas e a destinação dos lucros, além da forma de pagamento ou constituição de reservas. A certidão ou cópia da ata assinada deve ser arquivada na Junta Comercial nos 20 dias subsequentes à realização do evento, conforme os artigos 1.075 e 1.079 do Código Civil.
A legislação oferece modelos de ata de reunião de sócios e ata de assembleia de sócios, que podem ser adaptados conforme o contrato social. Para os casos em que a reunião é dispensada por decisão unânime dos sócios, um documento de decisão dos sócios formaliza a aprovação e a destinação dos lucros, também devendo atender aos requisitos para registro na Junta Comercial.
A atenção a esses detalhes é fundamental para a governança corporativa e para a segurança jurídica da empresa. A ARKA Online Contabilidade, como especialista em governança societária e contabilidade, oferece suporte completo na elaboração das demonstrações contábeis, preparo de convocações e atas, e no arquivamento na Junta Comercial, garantindo a conformidade e a tranquilidade para os negócios.
