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Os contadores desempenham um papel fundamental em uma empresa e, para isso, a empresa também tem conhecer quais são os documentos contábeis da sua empresa a serem enviados para o contador.
No artigo de hoje, discutiremos dez documentos que as empresas devem enviar aos contadores todos os meses.
Qual a importância de saber quais são os documentos contábeis que a sua empresa deve enviar para o contador
É importante manter seus arquivos contábeis organizados e atualizados, pois eles contêm informações que podem afetar a contabilidade do seu negócio.
Esses documentos incluem notas, resumos de formas de pagamento, documentos trabalhistas, documentos fiscais e muito mais, alguns dos quais devem ser enviados ao seu contador mensalmente.
O simples resumo desses documentos é uma forma de comprovar as movimentações financeiras que a empresa realizou durante o mês.
Entendendo essa importância, é importante emitir, armazenar e, em seguida, enviar os documentos ao seu contador ou escritório de contabilidade.
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Alguns documentos importantes a serem enviados ao contador mensalmente
Manter a contabilidade em dia não é apenas uma questão de cumprir as obrigações legais, mas também de gerir a saúde da sua empresa.
Para que o contabilista cumpra as obrigações legais, além de manter em ordem a empresa, precisa receber regularmente todos os documentos necessários.
Mas que documentos devo enviar mensalmente ao departamento de contabilidade? Este é um problema que muitos empresários têm, e estamos aqui para tirar todas as dúvidas. Então venha com a gente!
Abaixo, listamos os documentos básicos que são enviados mensalmente ao departamento de contabilidade. Dividimos em 3 áreas principais: departamento pessoal, departamento fiscal e departamento de contabilidade. Isso lhe dá uma melhor compreensão da diferença entre cada um e como se organizar dentro deles.
Departamento pessoal
Esse departamento é o que mais precisa de documentação, justamente por lidar com todos os colaboradores e parceiros da empresa. Todas as relações profissionais entre empregadores e empregados devem ser documentadas e enviadas ao departamento de contabilidade para que ambas as partes estejam protegidas em caso de qualquer adversidade futura.
Os documentos que listamos abaixo são documentos relacionados ao emprego, ou seja, documentos relacionados aos serviços que sua equipe presta em sua empresa. Ou, se você for funcionário, pode essa lista pode ajudá-lo a entender quais documentos são importantes e quais você deve guardar.
Recibos com assinatura do funcionário:
• Contracheque de Salários;
• Pró-labore dos sócios;
• Férias pagas;
• Vale Transporte e vale refeição antecipados;
• Quitação de impostos: INSS, FGTS, IRRF, ente outros.
Para confecção da folha:
• Atestados médicos admissionais e de faltas justificadas;
• Informações adicionais para lançamento na folha;
• Faltas injustificadas;
• Quantidade de Hora extras trabalhadas;
• Recibos de autônomos.
Departamento fiscal
Nesse setor, passamos a tratar mais do relacionamento entre empresas, clientes e fornecedores, além da tributação dessas transações, que são os cálculos dos impostos da empresa. Seja vendendo ou comprando, prestando um serviço ou transferindo um produto, cada situação tem um documento específico e um imposto que deve ser calculado. Os principais arquivos são:
• XMLs das notas fiscais eletrônicas e cópias das notas não eletrônicas;• Quitação dos impostos ICMS, ISS, PIS, COFINS, CSLL, IRPJ ou DAS, entre outros.
Departamento de Contabilidade
Por fim, este departamento inclui todas as contas a pagar e a receber, ou seja, todo o fluxo de entrada e saída de recursos das contas da empresa. É aí que está o controle principal da empresa e podemos saber se há algum problema, algo precisa ser melhorado ou se está tudo funcionando, então tome muito cuidado para não deixar nada de fora.
• Quitação de água, luz, aluguel, condomínio, IPTU, internet, telefone;
• Extratos bancários e aplicações financeiras;
• Controle de cartões de crédito;
• Recibos de despesas como sem notas fiscais, tais como: material de limpeza, combustível, transporte, recibo de estacionamento, despesas com correios;
• Contratos de: seguros, financiamentos, leasing, locação;
• Aquisição de bens;
• Outros comprovantes de relevância para a empresa.
Esses documentos são essenciais para que a empresa cumpra suas obrigações com o fisco. É por meio deles que os contadores fazem bem o seu trabalho. Ou seja, poderá preparar a folha de pagamento, calcular os impostos a serem cobrados, garantir a entrega das obrigações acessórias e preparar os livros contábeis.
Além disso, você deve sempre manter os detalhes dos parceiros e funcionários da empresa atualizados!
É importante lembrar que esta lista não inclui todos os documentos e cada situação deve ser verificada individualmente, mas fique tranquilo, porque nós podemos te ajudar e tudo ficará organizado e mais fácil. Se você ainda tiver dúvidas, entre em contato conosco por e-mail, WhatsApp ou telefone.
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