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Guardar os documentos trabalhistas da empregada doméstica pode evitar problemas com a justiça do trabalho e evitar multas e gastos desnecessários.
Em uma época em que a Justiça trabalhista, a tributação e os impostos são alguns dos aspectos mais importantes para as pessoas, é essencial que elas tomem as devidas precauções para não incorrer em problemas trabalhistas e tributários.
Os empregadores domésticos têm muitas obrigações trabalhistas que envolvem suas domésticas. Para isso, são gerados diversos documentos trabalhistas - todos os meses, como contas, férias, 13º salário, recibos, etc.
Assim como muitos dos arquivos gerados, há muitas dúvidas sobre o que fazer com eles, como gerenciá-los adequadamente para se proteger e evitar possíveis problemas.
Quais documentos trabalhistas o empregador doméstico deve guardar
O empregador doméstico deve guardar documentos trabalhistas do contrato de trabalho de sua empregada doméstica, de forma a apresentá-los ao órgão fiscalizador, quando solicitados.
Para os documentos de arrecadação do eSocial (DAE), você deve manter os registros durante cinco anos. Você também pode usar os comprovantes do Pagamento como prova de recolhimento de impostos, FGTS e outros encargos.
Para comprovação do cumprimento das obrigações trabalhistas no órgão fiscalizador e, por fim, na Justiça do Trabalho, comprovantes de vencimentos, licenças, horários, acordos, declarações de devolução da CTPS, aquisição de documentos de vale transporte, recibo de rescisão do contrato e quitação de rescisão do contrato de trabalho – especificado com data e assinado pelo trabalhador e também deve ser retido por cinco anos a partir da data do pagamento.
Quais documentos o empregador deve entregar a sua empregada doméstica
Além de guardar documentos da relação de trabalho de sua doméstica, o empregador deve entregar a ela cópias dos mesmos.
A cópia da DAE paga com o comprovante bancário deverá ser fornecida ao empregado doméstico juntamente com o comprovante de salário.
O pagamento do FGTS é comprovado por declaração e pode ser acompanhado pela própria empregada pelos canais de atendimento da caixa econômica federal. É importante que os empregadores incentivem seus empregados a monitorar seus depósitos e rendimentos do FGTS.
Os trabalhadores podem consultar os depósitos do FGTS por meio de um aplicativo para smartphones, disponível aqui para Android e iOS.
Quanto ao INSS, a cobrança pode ser acompanhada pelo aplicativo “Meu INSS” para Android e iOS.
As contribuições previdenciárias e o pagamento do IRRF não precisam ser comprovados para os trabalhadores domésticos, pois esta é uma obrigação única e exclusiva do empregador para com as finanças públicas.
Leia sobre: O que você precisa saber sobre a Licença-Maternidade da sua Doméstica
A empregada doméstica também deve guardar documentos
A empregada doméstica deverá respeitar o contrato de trabalho de acordo com as relações trabalhistas, rendimentos salariais, férias, período de rescisão do contrato de trabalho e período de rescisão do contrato de trabalho, etc., para verificar as prestações salariais recebidas. Portanto, também deve guardar documentos dessa relação trabalhista.
As contribuições previdenciárias e o pagamento do IRRF não precisam ser comprovados para os trabalhadores domésticos, pois esta é uma obrigação única e exclusiva do empregador para com as finanças públicas.
A importância de guardar documentos trabalhistas
A prática de guardar documentos trabalhistas, relacionados com as relações laborais, é uma tarefa muito importante para qualquer empresa. Esta não é apenas uma exigência legal, mas também uma forma de se proteger de possíveis exigências legais.
No entanto, nem todas as pessoas mantêm processos claros para guardar documentos trabalhistas. Muitas pessoas não têm certeza de quanto tempo a papelada será mantida.
Então, vamos ver por quanto tempo cada tipo de documento deve ser guardado e a melhor forma de mantê-lo.
Por quanto tempo deve-se guardar documentos trabalhistas
Ao contrário de outros tipos de documentos, como documentos fiscais, o período de armazenamento recomendado costuma ser de 5 anos, enquanto os documentos que envolvem as relações trabalhistas da doméstica exigem prazos de armazenamento diferentes, dependendo de sua importância.
Por exemplo, o simples período de rescisão torna-se inútil em menos de dois anos, podendo ser descartado após esse período. Por outro lado, os arquivos relacionados ao FGTS precisam ser guardados por 30 anos.
As regras que determinam esses prazos são distribuídas pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e pela Constituição Federal, entre outras leis. Verifique por quanto tempo alguns documentos trabalhistas devem ser guardados.
Acompanhe os prazos a serem observados para guardar documentos trabalhistas:
- Rescisão contratual: 2 anos
- Aviso prévio: 2 anos
- Pedido de demissão: 2 anos
- Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados): 3 anos
- Recibos (salários, 13º salário, férias): 5 anos
- Registro de ponto: 5 anos
- PIS/PASEP: 5 anos
- Guia do INSS: 5 anos
- Folha de salários: 10 anos
- RAIS: 10 anos
- Exame médico: 20 anos
- FGTS: 30 anos
- Contratos de trabalho: prazo indeterminado
Melhor forma de se guardar documentos trabalhistas
Na fase inicial, os empregadores domésticos não costumam ter muita preocupação com o processo de guarda de documentos trabalhistas.
Lembre-se que os documentos devem ser mantidos em um local limpo e livre da umidade para não comprometer sua integridade.
Muitos papéis podem ser digitalizados. Neste caso, fique atento à segurança dos dados, utilizando dispositivos externos (HDs) e o armazenamento em nuvem.
Estes são alguns cuidados que todos os empregadores domésticos devem tomar no que se refere a guardar documentos trabalhistas da sua doméstica.
Lembre-se que a gestão correta destes papéis é uma garantia de segurança jurídica e de cumprimento da legislação do trabalho.
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