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Sim, você pode trocar o contador! Este é o direito de todo empreendedor. Seja qual for o motivo, você sempre pode procurar novos serviços contábeis que atendam melhor às suas necessidades de negócios.
Neste artigo, vamos mostrar como pode ser simples trocar o contador da sua empresa e migrar sua contabilidade.
É tranquilo trocar o contador?
Se por algum motivo você não estiver satisfeito com seus serviços contábeis (sejam eles próprios ou terceirizados), você pode procurar outros profissionais ou parceiros para lidar melhor com essa área e mudar de contador a qualquer tempo.
É claro que todo o processo deve ser formalizado por meio de contratos e rescisões, e o antigo acordo deve ser respeitado até que seja oficialmente concluído.
A contabilidade é uma área crítica de um negócio. Uma boa contabilidade garante que todas as obrigações legais sejam cumpridas e evita que sejam pagos mais impostos que o necessário. Por isso, um serviço de qualidade que corresponda à especificidade da empresa é essencial.
Mas qual será o melhor momento para fazer essa mudança, caso seja necessária? Mudar a contabilidade é um processo complicado?
Responderemos a essas e outras dúvidas sobre a mudança de escritório de contabilidade e daremos dicas sobre como escolher um serviço melhor para sua empresa!
A importância da contabilidade para sua empresa
Agora, é fundamental entender a importância dessa transição para o sucesso do seu negócio.
Todas as empresas - exceto MEI - devem ter um contador. Não é por acaso: esse profissional é responsável por regular todas as obrigações tributárias da empresa, como tributária e folha de pagamento, tratar de questões envolvendo seu patrimônio, identificar e evitar problemas e manter todos os documentos dessas áreas organizados e atualizados.
Além disso, o serviço ainda pode contribuir para decisões estratégicas, ajudar a planejar despesas e prever crescimento e lucros.
A contabilidade é importante em todas as etapas de uma empresa – desde a abertura, até o fechamento – para tratar de todas as questões tributárias e travar o equilíbrio em cada etapa.
Considerando a complexidade do sistema tributário e fiscal vigente no Brasil, ter alguém para lidar com essas questões e ficar de olho nas constantes mudanças legais é essencial para cumprir cada dever e permitir que o empresário cuide de outras necessidades do negócio.
Quando os serviços contábeis de uma empresa não atendem às expectativas, ou até mesmo cumprem suas obrigações de forma adequada, surgem vários problemas:
- Falta de pagamento de impostos importantes;
- Pagar mais impostos que os necessários;
- Não escolher o regime fiscal mais adequado ao negócio;
- Deixar de declarar o patrimônio da empresa corretamente;
- Falta de manutenção da organização ou de atualização dos livros e documentos contabilísticos que afetem o controle de informações importantes para a empresa;
- Não acompanhar as mudanças na legislação e continuar a usar práticas ultrapassadas.
Mesmo que o trabalho seja assinado por um contador, o empresário e sua empresa ainda podem ser responsabilizados por infrações fiscais, e até mesmo tratá-las na esfera criminal. É por isso que as práticas contábeis devem ser monitoradas para garantir que tudo seja feito corretamente.
Mas, e quando os serviços de um contador não atendem a todas essas necessidades? Como o empresário deve proceder? Responderemos a todas essas perguntas agora!
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Como trocar o contador da sua empresa e migrar sua contabilidade
Os contadores têm muitas responsabilidades. Se esse parceiro não atender às expectativas e obrigações da empresa, há uma boa chance de você ter problemas com o fisco mais tarde e acabar tendo que pagar muito dinheiro para corrigir a infração.
Mas não são apenas as autoridades fiscais que estão impulsionando as mudanças contábeis. Outros problemas indicam a necessidade de trocar de contador, como:
- Atendimento deficitário;
- Dificuldades de comunicação;
- Descumprimento de prazos;
- Uso de ferramentas desatualizadas;
- Falta de iniciativa;
- Falha no monitoramento de mudanças na legislação;
- Em outros casos, o relacionamento vai se deteriorando com esse parceiro aos poucos.
Portanto, fica claro que a escolha dos serviços contábeis é uma decisão séria e que terá impacto na empresa. No entanto, se o empresário não estiver satisfeito com o trabalho, existem formas melhores de lidar com a situação.
Continue a leitura e entenda.
Qual o melhor momento para trocar o contador?
O quanto antes, a partir do momento em que algumas dessas falhas já citadas é identificada. Quanto mais cedo o problema for identificado e um bom contador tomar o controle da situação, mais fácil será fazer os ajustes necessários.
Não é uma boa ideia esperar que as autoridades fiscais batam na porta antes de trocar o contador. As consequências podem ser devastadoras.
Como trocar o contador da minha empresa?
O processo de alteração do seu serviço de contabilidade é mais fácil do que você imagina. Vamos demonstrá-lo com este passo a passo:
- Verifique o contrato atual
A primeira coisa a fazer ao considerar a mudança de contabilista é verificar o seu contrato de serviço atual. Alguns termos de uso profissionais e corporativos preveem multas em caso de rescisão ou obrigação de aviso prévio.
É preciso ficar atento a este e outros pontos do documento para evitar futuros problemas jurídicos por descumprimento do acordo – mesmo que os atuais serviços contábeis tenham deixado pendências previstas no contrato.
- Verifique se há problemas em aberto
Isso é importante: verifique se o seu atual contador deixou de lado alguma pendência ou situação que ainda está em processo de resolução, como parcelamento de dívidas municipais, estaduais e federais.
Uma dica é analisar arquivos de até 5 anos atrás, verificando erros ou pendências que ainda possam afetar a sua empresa. É um trabalho árduo, mas necessário: para que você evite surpresas ao mudar de conta.
Mas é importante lembrar: mesmo após uma mudança, todo e qualquer erro anterior continua sendo de responsabilidade do escritório de contabilidade que agiu no momento.
- Comunicar ao contador atual a decisão da mudança
É necessário notificar formalmente o serviço de contabilidade atual da decisão. Isso pode ser feito por e-mail ou carta registrada. O contato deve especificar:
- Pedido de rescisão do contrato;
- Data final para o serviço - geralmente você pode definir 30 dias após o pedido;
- Solicitar todos os documentos (físicos e digitais), senhas e informações de login em poder do contador atual;
- Solicitação de relatórios de situação cadastral para verificar se há mais pendências em diferentes áreas do governo;
- É necessário que todos os documentos sejam enviados ao profissional que assumirá a contabilidade após o término oficial do contrato.
Uma dica na hora de mudar de contador é formalizar um prazo contratual, no final do mês de dissolução, para que o novo serviço contábil possa entrar em operação no próximo período.
Certas empresas de contabilidade, como a ARKA Online, podem fornecer o suporte e orientação necessários na solicitação do histórico contábil.
- Contrate novos serviços de contabilidade
Nos primeiros dias de mudança de contador, você já deve estar de olho em um novo profissional ou serviço de contabilidade. Embora não seja possível formalizar nada até o término do contrato com o antigo contador, é possível analisar as possibilidades e o que a sua empresa precisa em termos de contabilidade.
Outras dúvidas sobre o processo de mudança de contador podem ser esclarecidas pelo serviço de contabilidade recém-contratado que se tornará seu novo parceiro.
Viu como trocar o contador não é tão complicado?
Se você ainda tiver dúvidas, recomendamos entrar em contato com a ARKA Online, seja por e-mail, WhatsApp ou telefone. Nosso pessoal vai te explicar de forma clara e definitiva como mudar de contador!
Para quem deseja trocar de contador com tranquilidade, a melhor opção é a ARKA Online. Você pode gerenciar a sua rotina financeira e interagir com a contabilidade. São contadores dedicados ao seu negócio, o que te dá mais tempo para atender os seus próprios clientes e cuidar das diversas demandas gerenciais da sua empresa.
Carta para o cancelamento dos serviços contábeis
A carta de cancelamento é fundamental, porque determina as condições de cancelamento dos serviços com o antigo contador. Proporciona segurança para ambas as partes.
Existem muitos modelos disponíveis, desde os mais simples utilizados em situações específicas até os mais complexos de cancelamento. Assim que decidir se mudar, forneça a documentação e marque um período de transição com seu contador de acordo com a cláusula de rescisão do seu contrato. Antes disso, escolha uma nova contabilidade, pois você não poderá deixar de fazer os serviços contábeis.
Como encontrar uma boa contabilidade para sua empresa
OK, uma vez sua pergunta "Posso mudar de contador" respondida, você decide mudar de contador. Mas quem vai preencher esse papel para a sua empresa? Agora é a hora de pesquisar quais serviços atenderão às suas expectativas. Portanto, fique atento a essas informações:
- O preço cobrado;
- O registro no Conselho Regional de Contabilidade (CRC) da região em que atua;
- Os serviços e facilidades oferecidas;
- Bom atendimento ao cliente;
- As soluções técnicas utilizadas.
Neste último caso, existe uma opção mais vantajosa para micro e pequenas empresas: contabilidade online.
Este serviço torna as operações contábeis mais flexíveis e práticas, pois tudo pode ser feito virtualmente: em vez de ir ao escritório ou esperar que eles venham buscar documentos, você pode resolver pendências sem sair de casa ou do trabalho, enviando informações online pela plataforma.
A contabilidade online combina a praticidade do digital com a confiança de profissionais experientes para ajudar a simplificar e até mesmo reduzir despesas por meio de serviços contábeis - tudo sem comprometer a qualidade.
Um bom exemplo de contabilidade online, a ARKA Online é uma das melhores empresa de contabilidade do país! São profissionais prontos para cuidar da sua empresa! Falamos a sua língua para que você não fique confuso entre as muitas questões contábeis e tenha certeza de que está sempre atualizado.
Não precisa perder tempo verificando irregularidades, resolva seus problemas contábeis com apenas alguns cliques! Conheça a ARKA Online e descubra todas as vantagens da contabilidade online.
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